jueves, 12 de febrero de 2009

Importancia de la Formulación y evaluación de proyectos




DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto, servicio o resultado único y es elaborado progresivamente.


Características de un proyecto:

inicio y fin definidos

presupuesto limitado

crea productos entregables con características particulares

desarrollo por fases (a veces iteración)

constituido por actividades interdependientes

participan diversos recursos

debe satisfacer las necesidades de los interesados (stakeholders)


Según estudios realizados por Standish Group, el 17% de los proyectos cumplen con las expectativas, el 33% son cancelados durante su ejecución y el resto sufren modificaciones en el alcance durante su desarrollo.


Según publicación del artículo “Managament Odds”-Dean Reiber más del 90% de los proyectos fallan, 31.1% serán cancelados y 52,7% costarán 189% más de lo estimado (Enterprise Solutions July/August 1999)


Tipos de proyectos:

Inversión

Operacionales

Consultoría


· EQUIPO DE PROYECTO

Un Equipo de Proyecto es un grupo de personas con habilidades y conocimientos complementarios, que asume la responsabilidad por un propósito específico, con objetivos y enfoque común.


Problemas básicos de supervivencia de un Equipo:

A nivel de tarea

A nivel de relaciones interpersonales


¿Quiénes intervienen en los proyectos?

Gerente del Proyecto

Cliente

Patrocinante (sponsor)

Organización Ejecutora

Miembros del Equipo

Demás interesados (afectados)

· FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas con la finalidad de satisfacer o superar las expectativas de los “Stakeholders”.


La Gerencia de Proyectos busca:

Lograr un balance entre: Alcance, Tiempo, Costo y Calidad

Atender las diferentes necesidades y expectativas de los stakeholders


En un contexto más amplio la Gerencia de Proyectos incluye la Gerencia de Programas, la gestión del Portafolio y la Oficina de Gerencia de Proyectos.


Los fundamentos de la Gerencia de Proyectos se componen de:

Definición del Ciclo de Vida del Proyecto

Cinco Grupos de Procesos de Gerencia de Proyectos

Nueve Areas de Conocimiento


El Ciclo de Vida del Proyecto define el comienzo y el final de un proyecto, y determina cuales acciones de transición están incluidas o no al comienzo y al final del proyecto, permitiendo así enlazar el proyecto con las operaciones continuas de la organización. El Ciclo de Vida define el trabajo técnico que debería realizarse en cada fase y quien debería estar involucrado. Los ciclos de vida de un proyecto dependen del área de aplicación, y a su vez, un área de aplicación puede tener diferentes ciclos de vida.


Generalmente, los proyectos son parte de una organización que es mayor que el proyecto. La madurez de la organización con respecto a su sistema de gerencia de proyectos, su cultura, su estilo, su estructura de la organización y su oficina de gerencia de proyectos pueden influir en el proyecto.


Estructura de la organización:

Funcional

Matricial

Proyectizada


Grupo de Procesos de la Gerencia de Proyectos:

Iniciación

Planificación

Ejecución

Control

Cierre


· MAPA DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Refleja la correspondencia de los 44 procesos de gerencia de proyectos en los cinco Grupos de Procesos y las nueve Areas de Conocimiento.

Cada uno de los procesos de gerencia de proyectos requeridos se muestra en el Grupo de Procesos en el cual se lleva a cabo la mayor parte de la actividad


Conceptos y prácticas de los procesos involucrados en la Gerencia de la Integración, Gerencia del Alcance, Gerencia del Tiempo, Gerencia del Costo y Gerencia del Riesgo


  • GERENCIA DE LA INTEGRACIÓN

Incluye los procesos requeridos para asegurar la apropiada coordinación de los distintos elementos del proyecto. La integración incluye características de unificación, consolidación, articulación y acciones de integración que son fundamentales para gerenciar las expectativas, completar el proyecto y cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes y demás interesados (stakeholders).


Asimismo, involucra hacer cambios entre los objetivos y alternativas que compiten entre si.

La Integración se relaciona con la integración efectiva de los procesos dentro del Grupo de Procesos de Gerencia de Proyectos, que son necesarios para lograr los objetivos del proyecto dentro de los procedimientos definidos de una organización.

Los procesos de la Gerencia de la Integración incluyen:


Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter): autoriza formalmente un proyecto o fase de un proyecto

Desarrollar el Enunciado preliminar del Alcance del Proyecto: ofrece una descripción general del alcance del proyecto

Desarrollar el Plan de Gerencia del Proyecto: definir todas las acciones para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto

Dirigir y Gerenciar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para lograr los requisitos definidos en el enunciado del alcance del proyecto

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto a fin de cumplir con los objetivos de ejecución definidos en el plan de gerencia del proyecto

Control Integrado de los Cambios: revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los cambios y controlar los cambios en los productos entregables y en los activos de los procesos de la organización (lecciones aprendidas)

Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto


  • GERENCIA DEL ALCANCE

Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido,y sólo el trabajo requerido, para completar el trabajo satisfactoriamente.

En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a:

Alcance del producto: constituido por las características y funciones que describen a un producto, servicio o resultado

Alcance del proyecto: consiste en el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas

Sin embargo la Gerencia del Alcance, a estudiar, se centra en los procesos utilizados para gestionar el alcance del proyecto, lo cuales son:


Planificación del Alcance: crear un plan de gerencia del alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y como se creará y definirá la Estructura de Desagregada del Trabajo (EDT)

Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto

Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar

Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables completados del proyecto

Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto


El enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado, su estructura desagregada del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT relacionados, constituyen la línea base del alcance para el proyecto.


GERENCIA DEL TIEMPO

Describe los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo, los cuales son:


Definición de las Actividades: identificar las actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto

Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identificar y documentar las dependencias entre las actividades del cronograma

Estimación de Recursos de las Actividades: estimar el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma

Estimación de la Duración de las Actividades: estimar la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma

Desarrollo del Cronograma: analizar las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto

Control del Cronograma: controlar los cambios del cronograma del proyecto


En algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, el establecimiento de la secuencia de las actividades, la estimación de los recursos de las actividades, la estimación de la duración de las actividades y el desarrollo de cronograma, se consideran como un proceso único a ser realizado por una persona en un periodo de tiempo relativamente corto.


En el Desarrollo del Cronograma se determina la ruta crítica mediante una técnica que analiza la red del cronograma (método del camino crítico).

El Control del Cronograma debe estar integrado con los otros procesos de control.


GERENCIA DE COSTOS


Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea completado dentro del presupuesto.

Considera los siguientes procesos:


Estimación de los Costos: desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto

Preparación del Presupuesto de Costos: sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costos

Control de los Costos: influir sobre los factores que crean variaciones de los costos y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto


En algunos proyectos, especialmente los de menor alcance, la estimación de los costos y la elaboración del presupuesto de costos se consideran como un proceso único que puede ser realizado por una persona en un periodo de tiempo relativamente corto.


La línea base de costos, generada en el procesos de Preparación del Presupuesto de Costos, se usa como referencia para medir, supervisar y controlar el rendimiento general de los costos en el proyecto.


El Control de los Costos busca determinar la causa de una variación, la magnitud de la variación, y decidir si la variación requiere una acción correctiva. Una de las técnicas que ayuda a analizar lo anterior es la de valor ganado (EV).


El Control de los Costos debe estar integrado con los otros procesos de control.

La Gerencia de los Costos contempla los requisitos de información de los interesados en el proyecto.


En base a esta lectura y las enviadas por correo electrónico, responda la siguiente pregunta:


¿Cuál es la importancia de formular y evaluar un proyecto?


Nos vemos en la sesión de clase del 20 de febrero, para seguir con nuestras exposiciones.



Atentamente

Prof. Vanessa Pinedo

8 comentarios:

illia dijo...

Creo que es necesario manejar todo este tipo de información para poder ejecutar un proyecto como tal, y es importante porque permite organizar en el nivel más micro, cada una de las actividades, por lo que también es necesaria la designación de un grupo de personas que se hagan responsables por llegar a consenso con respecto a tales actividades, a la vez que estén al tanto de los más mínimos detalles que influyen en la ejecución de un proyecto.
Mi pregunta es si todo esta información, desde la designación del equipo de trabajo, hasta cada uno de los procesos de las gerencias del proeyecto, se representan en un documento aparte de lo que conocemos como el documento de un proyecto de investigación.

Anónimo dijo...

Willianny Castillo. Personalmente creo que un proyecto constituye areas de conocimientos que faciliten la posibilidad de dar soluciones a problemas, esto bajo la logica de la planificaciòn,la cual nos permite INTERVENIR SOBRE LAS REALIDADES SOCIALES,es por ello que la planificaciòn y formulaciòn de proyectos persigue entonces el conjunto de actividades planificadas con el objetivo de lograr soluciones a problemas especificos o mejorar una situaciòn dada. Ahora bien, es de gran importancia la evaluaciòn de los proyrctos porque en este se miden los logros que se desean alcanzar.

giulia dijo...

Es sumamente importante que como futuros Proyectista debamos abordar el tema de La evaluación de un proyecto ya que esta es la fase en que se aprecia y se da un valor concluyente al conjunto de la acción que venimos realizando, o que ya hemos concluido.

Supongo que propósito esencial de cualquier evaluación debe ser el de mejorar la gestión concreta de una intervención de desarrollo.
Una evaluación debe tener siempre un componente de aprendizaje que contribuya a fortalecer las capacidades de todos los colectivos implicados en la ejecución de un proyecto.

Ahora bien, como todo sabemos, la elaboración de un proyecto consiste esencialmente en organizar un conjunto de acciones y actividades a realizar, que implican el uso y aplicación de recursos humanos, financieros y técnicos en una determinada área o sector, con el fin de lograr ciertas metas u objetivos.

Por último, el proceso de formulación quien lo realiza organiza las ideas de una manera lógica, precisa los objetivos que puede alcanzar con su acción y concreta las actividades específicas que necesita realizar. Es importante aclarar que formular un proyecto no se limita a llenar un formulario, es ante todo un proceso creativo.

VICTOR SANCHEZ dijo...

Pienso que es totalmente fundamental que a la hora de evaluar y formular un proyecto tengamos presentes todos los puntos que se plantearon en la lectura, ya que si se toman en cuenta, en el momento en que se valla a realizar una ejecución de cualquier índole obtendríamos resultados eficientes y eficaces, y no olvidando que nuestro propósito como futuros proyectistas, es lograr buenos resultados que beneficien a cualquier población afectada por diversos problemas, siempre nuestra meta es resolver y prevenir problemáticas

xiomary dijo...

Xiomary Urbáez:
Partiendo de que un proyecto es la parte operativa, pensando en el hecho de satisfacer necesidades, por supuesto que reviste mucha importancia en absolutamente todo su procedimiento. Desde el inicio, pasando por los procesos y hasta su ejecución.
En la formulación es preciso considerar todos los aspectos que van a influir en el avance del proyecto (tiempo, presupuesto,procesos, actividades, recursos, necesidad a satisfacer,etc.)
La importancia de la evaluación radica en que se debe saber si el proyecto alcanza sus objetivos, además de hacer las correcciones y/o adecuaciones pertinentes.

Historia dijo...
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
Uris Rojas dijo...
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Uris Rojas dijo...

Si tomamos como premisa básica que "un proyecto se realiza para solucionar problemas". La respuesta a la pregunta que nos formulan en este blog, será evidente.
Desear solventar alguna situación mediante una propuesta, no es sufiente para resolverla, se hace necesario entonces el tomar en cuenta todos aquellos elementos que puedan dar factibilidad a nuestras posibles soluciones. Formular un proyecto, significando esto el enlace entre todos los componentes del mismo deforma sistemátizada, de manera que la situación problema pueda ser resuelta, no es sin embargo el final del accionar de un proyectista. El proceso evaluativo, esto es, la continua reformulación y/o corrección del proyecto, es factor clave para el exito del mismo. Pudiendose realizar: antes, durante o al culminar el mismo.
Formulación y Evaluación de proyectos son factores claves para el desarrollo de los mismos